導(dǎo)語：養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的問題與對(duì)策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：筆者闡述了當(dāng)前養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問題，提出了要做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的分類和整理工作；加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案基礎(chǔ)性管理工作；強(qiáng)化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理；建立完善的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案保管制度等建立健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的重要策略。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理；信息化

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展推動(dòng)了和諧社會(huì)的加速建設(shè)和完善，同時(shí)也推動(dòng)了養(yǎng)老保險(xiǎn)在全國范圍內(nèi)的覆蓋率。而隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)覆蓋率的增加，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理也成為做好養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的重要內(nèi)容之一。越來越多的人參加養(yǎng)老保險(xiǎn)，使養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理面臨著巨大的數(shù)量挑戰(zhàn)和管理的改革。采用先進(jìn)的管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)其信息化的管理是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理改革的必然途徑。需要注意的是，改革養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理模式，是一個(gè)系統(tǒng)化、具體化的過程，要在過程中逐漸完善和實(shí)現(xiàn)合理有效的信息化管理建設(shè)。

一、目前養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理面臨的問題

1.養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度方面存在缺陷。目前，我國養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理過程中存在著一些制度方面的缺陷，有些地方的管理制度略有不健全。雖然，在檔案管理方面我國制定并出臺(tái)了一些相關(guān)的法律法規(guī)，但是相對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)而言仍顯不足，不夠規(guī)范化和具體化，尤其是在考核、檢查和驗(yàn)收三方面的標(biāo)準(zhǔn)上，缺乏科學(xué)性和適用性，這些都是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度方面亟待解決的漏洞和問題，如果不加以有效的改進(jìn)，就會(huì)成為養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的障礙。2.對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重視程度低。對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理重視度低，是養(yǎng)老保險(xiǎn)負(fù)責(zé)單位的通病，上到領(lǐng)導(dǎo)干部，下到工作人員，都沒有看到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和不可或缺性，而這也嚴(yán)重的影響了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的日常工作。工作人員在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理方面的服務(wù)觀念差，使工作更加被動(dòng)化和消極化，從而導(dǎo)致檔案管理工作問題百出，諸如檔案混亂、管理松散，網(wǎng)絡(luò)化程度低等，這些都嚴(yán)重阻礙了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理時(shí)展的步伐。3.缺乏具有專業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員。縱觀我國各地從事養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的工作人員不難發(fā)現(xiàn)，這些工作人員既不是檔案管理專業(yè)出身，也沒有接受過任何關(guān)于檔案管理方面的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，他們基本上都是“半路出家”，對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容認(rèn)識(shí)模糊不清，對(duì)其管理的方式也是不了解，根本沒有將檔案管理作為資深工作的核心，更有甚者還是兼職負(fù)責(zé)。利用嚴(yán)重缺乏專業(yè)素養(yǎng)的人員進(jìn)行檔案管理，是導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)、保存不完善的重要原因。4.投入到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理方面的設(shè)備嚴(yán)重匱乏。在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理方面投入的設(shè)備嚴(yán)重匱乏，例如，在硬件設(shè)備方面，目前養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理所使用的存儲(chǔ)柜都還是老式的存儲(chǔ)柜，不僅保密系數(shù)差，而且存儲(chǔ)量低，有的還會(huì)遭到蟲蛀和潮濕腐蝕，導(dǎo)致許多長期的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在保存過程中受損，嚴(yán)重地破壞了其完整性；在軟件設(shè)備方面，雖然有的地區(qū)在檔案管理方面采用了電腦存檔和檢索的方式，但是電腦設(shè)備差，而且常常無法正常上網(wǎng)，或者電腦系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)各種問題，都嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率，造成檔案管理工作的落后。

二、健全和完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作

1.采用信息化管理，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的有效整理和合理分類。在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中，引進(jìn)信息化的管理手段，更加高效、準(zhǔn)確、便捷的實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和有序化。信息化管理對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的整理和分類，能起到非常有效的作用。例如，在整理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的過程中，可以采用信息化管理，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案按照一定的規(guī)律，設(shè)置相關(guān)的編號(hào)，按照對(duì)應(yīng)的編號(hào)進(jìn)行管理。編號(hào)的形式也是多種多樣的，可以是個(gè)人身份證號(hào)，也可以是其養(yǎng)老保險(xiǎn)的編號(hào)，或者社保登記證號(hào)等。此外，在對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行編號(hào)和整理的同時(shí)，還可以對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)規(guī)律進(jìn)行分析并掌握，從而細(xì)化出不同的業(yè)務(wù)階段，例如日常業(yè)務(wù)有哪些，月度和年度業(yè)務(wù)又有哪些，在整理的過程中都可以對(duì)這些實(shí)行細(xì)致的劃分，為今后的工作提供一個(gè)清晰明確的參考。在養(yǎng)老保險(xiǎn)的分類方面，信息化管理可以為工作人員直觀的呈現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的不同點(diǎn)，例如有的養(yǎng)老保險(xiǎn)是在某一政策下實(shí)行的，有的則是政府工作會(huì)議的內(nèi)容體現(xiàn)等，這些都可以幫助工作人員對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行有效的歸類，此外，參保人員的相關(guān)資料也可以成為歸類的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。信息化管理能對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案實(shí)行系統(tǒng)化的管理和歸類，使養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案清晰明了，這不僅是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的基本要求，同時(shí)也是養(yǎng)老保險(xiǎn)后續(xù)業(yè)務(wù)高效進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障。2.有效的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)化管理，是健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重點(diǎn)。對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案實(shí)行數(shù)據(jù)化管理，是健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的重要內(nèi)容。第一，要樹立數(shù)據(jù)化概念開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作，利用數(shù)據(jù)化管理，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的進(jìn)行收集、歸檔和整理，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的完整性、真實(shí)性、可靠性，更好地發(fā)揮其在養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中的重要作用；第二，利用數(shù)據(jù)化管理實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。所謂動(dòng)態(tài)管理，就是對(duì)所有的養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟進(jìn)，對(duì)于手續(xù)齊全、辦理完畢的檔案，進(jìn)行及時(shí)的歸檔和整理，對(duì)于還在進(jìn)行中的養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，進(jìn)行實(shí)時(shí)跟進(jìn)，對(duì)于其辦理的狀態(tài)、需要的材料實(shí)時(shí)掌握。此外，對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理還要時(shí)常性，即定期對(duì)其進(jìn)行整理、歸檔，查漏補(bǔ)缺，確保檔案材料的完整性和關(guān)聯(lián)性，確保檔案保存的整體性。3.實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理。要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理功能和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。這是我國社會(huì)保障體系建設(shè)、社會(huì)保障信息化建設(shè)和提高社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理服務(wù)水平的必然要求，也是現(xiàn)代化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化不僅有存儲(chǔ)量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點(diǎn)，而且在實(shí)現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實(shí)意義。4.健全和完善管理制度，實(shí)現(xiàn)有效的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和企業(yè)應(yīng)建立養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，明確管理人員分工和職責(zé)，對(duì)檔案建立、維護(hù)、交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)排列整齊有序，儲(chǔ)存在專門的場所，重要材料應(yīng)復(fù)印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級(jí)維護(hù)。這里特別要強(qiáng)調(diào)交接環(huán)節(jié)一定要尤其重視，嚴(yán)防脫節(jié)，否則會(huì)給后續(xù)工作帶來無法預(yù)計(jì)的困難。比如少數(shù)鐵路單位就是在生產(chǎn)力布局調(diào)整中沒有對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的交接給予足夠重視，造成單位幾經(jīng)變遷后，原有資料或不知所蹤，或部分丟失，又或存放零亂，給繼任者的工作開展帶來了極大的困難，特別是農(nóng)民合同工補(bǔ)繳花名冊、精簡職工花名冊等資料都是特定歷史條件下的特定產(chǎn)物，一旦損毀就無法彌補(bǔ)。所以一定要加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案交接環(huán)節(jié)的管理，可以結(jié)合建立考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，督促管理人員既要在在崗時(shí)認(rèn)真履行好職責(zé)，又要在換崗時(shí)做好交接工作，以保證養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的延續(xù)性。

總之，建立健全完善的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案有效管理，是社保檔案管理工作的基本要求，也是維護(hù)好廣大參保人員切身利益的必然要求，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，是健全我國社會(huì)保障體系的內(nèi)容和要求，也是利用好和發(fā)展好信息化技術(shù)的重要方式之一，同時(shí)也是提高我國社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管理水平和服務(wù)水平的重要途徑。

作者:王燕華 單位:冮蘇淮安供電公司

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