導(dǎo)語：中小企業(yè)會計電算化的若干意見一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

我國的會計電算化從20世紀(jì)70年代末開始，經(jīng)過了近30年的發(fā)展，已經(jīng)取得了長足的進展，到目前為止，我國已有相當(dāng)數(shù)量的大中型企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化，并開始著手實施ERP管理系統(tǒng)。近年來，隨著計算機性價比的快速提升，財務(wù)軟件技術(shù)的日趨成熟，加上企業(yè)信息化管理需求的日益迫切，很多中小企業(yè)也開始計劃或已經(jīng)開始實施會計電算化。然而，值得注意的是，由于中小企業(yè)在規(guī)模、資金、人力資源、經(jīng)營方式上與大企業(yè)都有很大的區(qū)別，所以在實施會計電算化時不能完全模仿大企業(yè)的思路和方法。那么，中小企業(yè)應(yīng)如何實施會計電算化呢?在實施會計電算化過程中又應(yīng)注意哪些問題呢?本文將針對目前中小企業(yè)實施會計電算化過程中存在的問題，提出若干建議。

一、端正態(tài)度，做好思想準(zhǔn)備

與大企業(yè)相比，中小企業(yè)規(guī)模一般比較小，業(yè)務(wù)量相對較少，所以有些中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認為本企業(yè)會計工作手工足以勝任，投資實施會計電算化純屬浪費。同時由于實施會計電算化會不可避免地帶來會計工作中的變革，致使很多財務(wù)人員因擔(dān)心不能勝任新工作而產(chǎn)生抵觸情緒，影響了會計電算化的實施。針對此類現(xiàn)象，筆者認為，中小企業(yè)實施會計電算化，首先需要各級領(lǐng)導(dǎo)和全體財務(wù)人員端正態(tài)度，從思想上做好準(zhǔn)備。

作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，首先應(yīng)明確“發(fā)展才是硬道理”，企業(yè)只有發(fā)展，才有前途，要發(fā)展，就必須跟上時代步伐。會計電算化是企業(yè)管理信息化的基礎(chǔ)，而企業(yè)管理信息化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然。所以，中小企業(yè)實施會計電算化是其實現(xiàn)管理信息化的一個途徑。雖然實施會計電算化需要資金投入，可能會在短期內(nèi)對企業(yè)產(chǎn)生一些不利影響，然而，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認識到會計電算化將來對企業(yè)管理信息化的作用，企業(yè)會計電算化的正常運轉(zhuǎn)，為企業(yè)管理信息化的實現(xiàn)鋪平了道路。另外，那些熟識企業(yè)財務(wù)狀況的財務(wù)人員也要端正態(tài)度，勇于面對變革，克服抵觸情緒，因為一切事物都是不斷變化的，“變則通，通則久”，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，會計變革是必然的。所以，財務(wù)人員應(yīng)積極主動地學(xué)習(xí)新知識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，以迎接會計電算化的挑戰(zhàn)。其實，實踐表明，企業(yè)實施會計電算化后，財務(wù)人員的工作量可以降低2／3，不但減輕了勞動強度，提高了工作效率，而且可以有更多的時間和精力參與企業(yè)經(jīng)營管理，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供各種各樣的分析報告。同時，還可以擠出更多時間學(xué)習(xí)計算機應(yīng)用知識和會計專業(yè)知識，這必然使企業(yè)財務(wù)人員的素質(zhì)逐步提高，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，形成良性循環(huán)。

二、購置設(shè)施，做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備

企業(yè)要實施會計電算化，就需要配備相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。在購置設(shè)施時，首先應(yīng)考慮企業(yè)自身的規(guī)模、軟硬件費用和技術(shù)承受能力。中小企業(yè)規(guī)模一般比較小，所以，沒有必要購置“高精尖”、“大而全”的軟件和硬件，但要考慮軟硬件之間的協(xié)調(diào)和發(fā)展。作為硬件基礎(chǔ)的計算機，其配置既要保證當(dāng)前財務(wù)軟件的正常運行，也要考慮到將來財務(wù)軟件升級后，該計算機的運行性能，避免軟件升級后與計算機硬件不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致重新購置硬件，造成資金浪費。同時，如何選擇合適的財務(wù)軟件也是企業(yè)實施會計電算化的一個重要環(huán)節(jié)。購買財務(wù)軟件，應(yīng)從全方位考慮：

(1)要滿足購買方——企業(yè)自身規(guī)模和經(jīng)營特點的要求。目前，市場上通過財政部門評審的財務(wù)軟件有很多種，一般都具有賬、表、存貨、工資、固定資產(chǎn)、往來款項管理等通用模塊，有的還具有成本核算、資金管理及財務(wù)分析功能。就我國目前中小企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀來看，企業(yè)規(guī)?；虼蠡蛐。懿痪?，所以中小企業(yè)實施會計電算化最重要的一點是明確自身需求，通過對本企業(yè)資金規(guī)模、業(yè)務(wù)特點、硬件配置、人員素質(zhì)及發(fā)展方向等方面的研究定位來確定所需財務(wù)軟件的性能、功能、運行平臺及實施方法和步驟，可以先選擇一些常用的模塊，如賬務(wù)處理、報表處理作為試點，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和業(yè)務(wù)量的擴充，再投資選用其他的模塊。這樣，既避免企業(yè)一次性投入費用太高，也能使中小企業(yè)財務(wù)人員在循序漸進過程中更好地使用財務(wù)軟件，為企業(yè)服務(wù)。

(2)要考察供貨方的實力和商譽。首先，大面積“撒網(wǎng)”，多選擇幾家軟件公司作為目標(biāo)。然后，采用合適的方法考察選中的軟件公司。作為購買方的中小企業(yè)在考察過程中，可以找專門從事軟件咨詢服務(wù)的公司進行咨詢，也可以對與本單位背景環(huán)境相似的用戶進行考察，同時，還可以參閱專業(yè)媒體有關(guān)財務(wù)軟件的評測報告，來考查該軟件系統(tǒng)是否安全穩(wěn)定、功能是否全面實用、操作是否簡捷易用。在此基礎(chǔ)上，還要重點考察軟件供貸方的商業(yè)信譽和售后服務(wù)。中小企業(yè)應(yīng)選擇那些技術(shù)力量雄厚、售后服務(wù)體系健全，有良好的商業(yè)信譽，而且經(jīng)營時間較長的軟件開發(fā)商。因為這些軟件公司在企業(yè)實施會計電算化過程中，有能力提供用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持，而且在激烈的市場競爭中能長時間擁有較大的用戶群，足以說明其質(zhì)量和信譽應(yīng)該是不錯的。

(3)另外，需提醒中小企業(yè)：不要因為財務(wù)軟件價格高而放棄購買，轉(zhuǎn)而自行開發(fā)。因為中小企業(yè)的資金規(guī)模小，技術(shù)力量薄弱，業(yè)務(wù)類型不很規(guī)范，因而，自行開發(fā)的軟件通用性——般較差，還可能存在一些問題。而且一旦計算機軟、硬件技術(shù)或會計制度出現(xiàn)重大變革，需要重新編寫財務(wù)軟件程序時，可能會出現(xiàn)與先前的軟件程序相矛盾的地方，處理起來就很麻煩了。另外，修改后的財務(wù)軟件程序是否能實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的安全對接與轉(zhuǎn)換，也是一個需要考慮的問題。而對于商品化財務(wù)軟件來說，上述問題就很好解決了。通過財政部評審的財務(wù)軟件不但功能規(guī)范，錯誤較少，而且其升級換代和維護均由軟件開發(fā)商負責(zé)，企業(yè)沒有開發(fā)維護這個后顧之憂，完全可以“輕裝上任”。

三、組織人員培訓(xùn)，取得技術(shù)支持

會計電算化工作是一項技術(shù)含量較高的工作，不僅需要會計、計算機專門人才，更需要既懂會計又懂計算機技術(shù)的復(fù)合型人才。由于種種原因，大多中小企業(yè)只重視軟件、硬件的購置和安裝，不重視對相關(guān)人員的培訓(xùn)。而實際上，由于中小企業(yè)在人力資源和技術(shù)力量方面相對落后，更需要做好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作。一方面可以讓相關(guān)人員掌握工作知識和技巧，另一方面增強他們的信心和運用財務(wù)軟件的主動性和積極性，提高工作效率。培訓(xùn)方式可以多種多樣，但不論哪種培訓(xùn)，都可以分為初級、中級、高級三個層次。大部分財務(wù)人員要通過初級培訓(xùn)，掌握計算機和財務(wù)軟件的基本操作技能；一部分財務(wù)人員要通過中級培訓(xùn)，能夠?qū)τ嬎銠C系統(tǒng)環(huán)境進行一般維護，對財務(wù)軟件進行參數(shù)

設(shè)置，以及對會計核算信息進行簡單分析和利用；少部分財務(wù)人員要通過高級培訓(xùn)，能夠進行財務(wù)軟件的分析和設(shè)計。就中小企業(yè)而言，可以只對其財務(wù)人員進行初級和中級培訓(xùn)，并由培訓(xùn)后的中級財務(wù)人員組織成立企業(yè)內(nèi)部的“技術(shù)支持部”，對企業(yè)的會計電算化工作給予指導(dǎo)。由于一般的財務(wù)軟件供應(yīng)商都會提供包括軟件使用培訓(xùn)和系統(tǒng)維護等售后服務(wù)，所以，在系統(tǒng)安裝調(diào)試及軟硬件升級時，“技術(shù)支持部”可以直接與外部的財務(wù)軟件供應(yīng)商聯(lián)系，取得技術(shù)支持。

四、整理會計資料，做好系統(tǒng)初始設(shè)置

企業(yè)購買了商品化財務(wù)軟件后，接下來要做的第一件事就是整理本單位的會計核算業(yè)務(wù)，使之適應(yīng)電子計算機處理的需要，即：不僅將手工核算的方法、規(guī)則、內(nèi)容、形式等“告訴”計算機，還要將手工處理的會計數(shù)據(jù)“移植”到計算機中。在手工核算方式下，很多中小企業(yè)會計基礎(chǔ)較差，會計工作不規(guī)范，賬、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法可能不完全相同，而且有的可能不符合有關(guān)要求。而商品化財務(wù)軟件具有通用性，即不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，所以就要求中小企業(yè)在實施會計電算化之前，先將手工會計資料進行整理。首先應(yīng)當(dāng)判別原有數(shù)據(jù)的真實性和有用性，對于因為中小企業(yè)原有會計系統(tǒng)缺陷等原因造成的非真實和非相關(guān)數(shù)據(jù)，就沒有必要進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，因為此類數(shù)據(jù)無益于提高新系統(tǒng)的作用。其次，需要整理企業(yè)概況，包括企業(yè)名稱、企業(yè)簡稱、企業(yè)法人代表、單位地址、郵編、電話、傳真、電子郵件、稅號、開戶銀行、銀行賬號、企業(yè)類型、行業(yè)性質(zhì)等信息。再次，整理部門檔案、職員檔案、客戶和供應(yīng)商檔案。最后，確定憑證類別、會計科目及科目期初余額表。必要時，還可將常用摘要及常用憑證整理出來備用，以減少后續(xù)工作量。由于系統(tǒng)初始工作直接影響企業(yè)的日常賬務(wù)處理和期末業(yè)務(wù)處理，所以，中小企業(yè)在進行系統(tǒng)初始化時，最好由軟件供應(yīng)商的專業(yè)技術(shù)人員來幫助完成，共同做好系統(tǒng)初始工作。

五、明確分工，嚴格內(nèi)部控制

會計電算化不但要求企業(yè)財務(wù)人員加強協(xié)作，而且對其各自權(quán)限做出了嚴格劃分。準(zhǔn)備實施會計電算化的企業(yè)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和本企業(yè)的工作需要，建立會計電算化崗位責(zé)任制，明確每個工作崗位的職責(zé)范圍，切實做到事事有人管，人人有專職，辦事有要求，工作有檢查。企業(yè)會計電算化崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位，包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析、軟件開發(fā)等崗位。由于電算維護、電算審查、軟件開發(fā)崗位需要具備較高的會計知識和計算機軟硬件開發(fā)、維護技能，所以，對于中小企業(yè)，可只設(shè)電算主管、軟件操作、審核記賬、數(shù)據(jù)分析崗位，由電算主管負責(zé)財務(wù)軟件運行環(huán)境的建立和財務(wù)軟件日常運行的管理，以及各項初始化工作。由軟件操作員負責(zé)會計數(shù)據(jù)的輸入和會計信息的輸出及備份處理。由審核記賬人員負責(zé)對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)進行審核記賬，并對打印輸出的賬簿、報表進行確認。由數(shù)據(jù)分析員對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析，提供會計信息。基于中小企業(yè)財務(wù)人員相對匱乏的現(xiàn)實，上述幾個崗位可以一人多崗，如電算主管、審核記賬、數(shù)據(jù)分析崗均可由會計主管兼任，而軟件操作崗則可以由其他人員完成。但要把握一個原則，即不相容職責(zé)相互分離，如會計與出納、憑證錄入員與審核記賬員等均不能為同一個人，以嚴格內(nèi)部控制，防止舞弊。

六、縮短試運行，靈活甩賬

“試運行”即會計電算化信息系統(tǒng)正式使用之前，手工與計算機同時進行會計業(yè)務(wù)處理的過程?！八~”即甩掉手工，單獨由計算機完成會計核算工作，這需要會計電算化信息系統(tǒng)經(jīng)過一定時期的試運行，并通過相關(guān)財政部門的審批。對于中小企業(yè)，試運行與甩賬過程中，應(yīng)注意以下幾點：

(1)試運行時間應(yīng)放在年初或季初等特殊會計時期，并行時間不宜過長。因為年初或季初的會計資料比較好整理，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作比較好完成，又由于手工與計算機并行時間太長，會增加財務(wù)人員的工作量，既造成了資源浪費，還很有可能挫傷財務(wù)人員的積極性。所以，并行時間應(yīng)盡可能縮短，最好不要超過3個月。

(2)選定工作重點，安排工作進度，定期檢查，及時總結(jié)。試運行的工作很多，包括期初數(shù)據(jù)錄入，日常會計業(yè)務(wù)處理，賬簿查詢和打印，報表編制和輸出，以及會計數(shù)據(jù)分析等。所以，在試運行階段，應(yīng)選定工作重點，并安排好工作進度，在每一進度完成后，進行定期檢查，比較手工與計算機兩種方式的處理結(jié)果，若發(fā)現(xiàn)問題，及時向技術(shù)支持部門和軟硬件供應(yīng)商尋求技術(shù)指導(dǎo)。

(3)甩賬方式靈活選擇。從試運行向計算機系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，替代手工核算，一般有兩種方式：一種是全部核算業(yè)務(wù)一次性完成轉(zhuǎn)換；另一種是分階段逐步轉(zhuǎn)換，以保證系統(tǒng)可靠，平穩(wěn)過渡。原則上，對于那些業(yè)務(wù)簡單或單項應(yīng)用的核算業(yè)務(wù)，可用一次性轉(zhuǎn)換。但考慮到中小企業(yè)人力資源較弱，業(yè)務(wù)量不均衡，進行甩賬時可靈活選擇甩賬方式。