導語：高校財務(wù)電子檔案的管理一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、基于電算化的電子財務(wù)檔案特點

從本質(zhì)上講，電子檔案是一種建立在存儲載體上的虛擬數(shù)字組合，是利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，將信息以數(shù)字形式存儲與磁盤、光盤等現(xiàn)代化介質(zhì)載體中。高校財務(wù)電子檔案是指將財務(wù)相關(guān)票據(jù)、憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)資料以數(shù)字形式進行存檔，滿足財務(wù)檔案的各項功能和要求，具備傳統(tǒng)實體性質(zhì)的財務(wù)檔案功能。另外鑒于信息技術(shù)的諸多優(yōu)勢，財務(wù)電子檔案同時又具備許多新的特點。簡單來說，其存儲載體多元化、靈活化，修改維護便捷化，技術(shù)含量要求高，需借助外部設(shè)備進行讀寫、查看及維護。財務(wù)電子檔案在提供更為靈活便捷服務(wù)的同時，也給其提出了更高的要求。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案突出特點主要包括以下幾個方面：一方面，從存儲載體看，電子檔案突破了紙質(zhì)實體介質(zhì)，更加多樣化，并且其信息存儲量大大超過紙質(zhì)，同時也更方便保存、修正、拷貝和重置，其體積也大大縮??；另一方面，從載體本質(zhì)看，電子財務(wù)檔案的視、讀、寫等操作都需要外界設(shè)備予以支持，借助結(jié)算及技術(shù)，能夠提供更為快捷的查詢、核對；較高的技術(shù)含量要求從業(yè)人員具備較高的職業(yè)素質(zhì)；電子財務(wù)檔案從內(nèi)容上也有較大突破，除具有傳統(tǒng)財務(wù)檔案的內(nèi)容外，還包括會計電算化中各種軟件及程序。

二、當前高校財務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀

隨著數(shù)字信息技術(shù)與計算機技術(shù)的發(fā)展與普及，高校財務(wù)檔案管理也開始逐漸向會計電算化模式轉(zhuǎn)變，就目前高校財務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在不少問題。首先，財務(wù)電子檔案的存儲載體不同于傳統(tǒng)載體，其存儲環(huán)境也相應(yīng)不同。目前絕大多數(shù)高校財務(wù)電子檔案的存儲環(huán)境并沒有達到電子媒體介質(zhì)的存儲要求，主要體現(xiàn)在環(huán)境的通風、干燥等基礎(chǔ)要素，環(huán)境的抗干擾、抗磁化等深層次要素。其次，電子財務(wù)檔案出現(xiàn)的時間并不長，因此在高校中還未有相應(yīng)齊全的管理制度。目前財務(wù)會計電子檔案管理的依據(jù)是《會計檔案管理辦法》，其管理的對象是傳統(tǒng)紙質(zhì)財務(wù)快信息，對于近些年興起的電算化會計檔案信息并未涉及，因此這種相對滯后的管理方法已經(jīng)不太適應(yīng)發(fā)展需求。再次，因為沒有健全的電子財務(wù)檔案管理規(guī)范和制度，其管理流程也不甚明確，這就造成有些時候管理工作做不到位。由于沒有得到應(yīng)有重視，大多數(shù)高校財務(wù)電子檔案的管理工作由會計人員代為執(zhí)行，沒有設(shè)置專門的電子檔案管理崗，導致一些混亂想象的出現(xiàn)，這就導致既給財務(wù)電子檔案管理工作帶來不變，又造成學校人力、財力的浪費。最后，財務(wù)電子檔案的后續(xù)利用不充分。在多數(shù)高校內(nèi)，財務(wù)檔案通常屬于保密類型檔案，一旦封存很少再會用到，并且在全新的社會經(jīng)濟模式下，高校的過往財務(wù)信息沒被重視，很少拿出來被利用，用以檢查和反思以往的經(jīng)濟活動，一定程度上造成了高校財務(wù)電子檔案資源的浪費。

三、現(xiàn)念下的高校財務(wù)電子檔案管理

從高校財務(wù)電子檔案的產(chǎn)生及后續(xù)利用過程來看，電子檔案管理流程包括收集編制、整理、保存、利用四個環(huán)節(jié)。

(一)財務(wù)電子檔案的收集編制

從四個方面或環(huán)節(jié)入手財務(wù)電子檔案的收集編制，分別為財務(wù)信息收集區(qū)間的設(shè)定、收集程序的編制與固定、電子檔案編制軟硬件環(huán)境的更替收集程序、有關(guān)登記資料的收集。收集區(qū)間要具有連續(xù)性和不間斷性，區(qū)間的固定可根據(jù)財務(wù)工作及業(yè)務(wù)量的大小來確定；電子檔案載體介質(zhì)要選擇高質(zhì)量、安全性能高的材質(zhì)，電子檔案數(shù)據(jù)根據(jù)會計需求進行備份，備份數(shù)量依高校自身需求確定；軟硬件環(huán)境的更換前提是所有操作信息備份，在以后的復查詢中便于轉(zhuǎn)換。由于數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展太快，軟硬件及數(shù)字信息的讀取方式更新?lián)Q代較快，需隨時關(guān)注技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢，必要時最初最有效的轉(zhuǎn)換；同時，軟硬件的設(shè)備最好同步保留備份，以便技術(shù)更新后的電子檔案信息轉(zhuǎn)換。

(二)財務(wù)電子檔案的整理與保存

財務(wù)電子檔案整理與保存是電子財務(wù)檔案管理的關(guān)鍵，是關(guān)系整個管理工作實施有效性的重點，因此在實際的財務(wù)電子檔案管理中，不但要配備專業(yè)的電子檔案管理人員，還要提供良好的電子檔案保存環(huán)境。由于磁性會改變或破壞數(shù)字信息的完整性和準確性，因此在進行財務(wù)電子檔案整理和保存時，磁性介質(zhì)電子檔案的保存要原理磁場或?qū)ＴO(shè)磁場屏障；光盤介質(zhì)的整理和保存需保障合適的清潔度和空氣濕度，光盤保護膜應(yīng)完好，避免擠壓或刮擦；

(三)財務(wù)電子檔案的利用

無論是電子檔案還是傳統(tǒng)模式的財務(wù)檔案，其豐富的第一手數(shù)據(jù)資料能夠為高校后續(xù)財務(wù)經(jīng)濟工作提供大量信息支持，因此充分利用高校財務(wù)電子檔案是發(fā)揮其作用的主要方式之一。電子檔案的利用通常包括查閱、計算和分析。會計電算化系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)能夠提供多項編輯服務(wù)，檔案中所存儲的財務(wù)信息經(jīng)過軟件進行數(shù)據(jù)匯集、計算、分析，可獲得多項信息，能夠為決策者提供迅速、便捷、詳盡的數(shù)據(jù)資料信息，幫助其準確做出決策。高校進一步加強和改進財務(wù)電子檔案管理工作，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時代的電子會計檔案信息管理優(yōu)勢，提高財務(wù)電子檔案利用效率，必將成為今后高校財務(wù)電子檔案工作發(fā)展的方向。

本文作者:莫振琳工作單位:廣東科學技術(shù)職業(yè)學院