導語：如何才能寫好一篇檔案人事管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】醫(yī)院 人事檔案管理

做好醫(yī)院人事檔案管理不但可以不斷地提升一個醫(yī)院的管理水平，實現(xiàn)人事檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和醫(yī)療制度改革做出應有的貢獻。加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。在醫(yī)院人事檔案管理中明確檔案人員責任，維護人事檔案安全完整，確保人事檔案工作連續(xù)不斷有序進行，也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予人事檔案人員的職責。筆者認為人事檔案人員離崗離職之前認真做好檔案移交和做好醫(yī)院流動人員人事檔案管理工作在確保醫(yī)院人事檔案完整性中是兩個非常重要的環(huán)節(jié)。

1人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的

不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數(shù)位高級專業(yè)技術人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案

管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

2人事檔案人員離崗離職之前認真做好檔案移交

2.1《檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》規(guī)定：“檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯嶋H工作中經(jīng)常會忽視這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問題：一是檔案交接不及時。二是檔案交接手續(xù)不嚴密。

2.2做好人事檔案交接工作，應采取如下措施：

1.2.1人事檔案交接要納入醫(yī)院的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。做到人事檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的人事檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。

2.2.2人事檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，對于移交方來說在正式移交之前主要做到對所保管的人事檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；撰寫人事檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做到了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；向前任檔案人員了解檔案保管和人事檔案工作情況；必要時要了解或檢查人事檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

3醫(yī)院流動人員人事檔案管理

3.1醫(yī)院流動人員出現(xiàn)檔案移交不及時，已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員人事檔案，有些沒有及時移交當?shù)厝瞬欧罩行?，有些沒有人事權的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續(xù)不完備等情況。有些人由于種種原因不顧組織是否同意，舍棄檔案一走了之，新用人單位還可以在當?shù)厝耸虏块T的幫助下為其重新建檔。人事費普遍過高，也是導致“棄檔”的重要原因。

3.2為了保證醫(yī)院流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進衛(wèi)生事業(yè)單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應該加強對其的管理，認真做到以下幾點。

3.2.1加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規(guī)范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規(guī)定，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，建立檔案管理人員業(yè)務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，努力提高檔案管理人員的業(yè)務知識和管理水平。

3.2.2明確職責，理順關系。本著對流動人員高度負責的態(tài)度及時與他們進行溝通與協(xié)調(diào)，明確各自的人事檔案管理范圍。根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，專業(yè)技術人員和管理人員的檔案應當移交人才服務機構管理，并建議流動人員的人事檔案應當打破身份、學歷、職稱、行業(yè)等各種限制，由政府人事部門所屬的人才服務機構統(tǒng)一管理。同時強化流動人員人事檔案管理的公共服務職能，應以服務為主、適當收費的辦法減少“棄檔”現(xiàn)象。

4結(jié)論

人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的真實歷史記錄。醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，人事檔案人員離崗離職之前認真做好檔案移交和做好醫(yī)院流動人員人事檔案管理工作，盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導方向。

參考文獻：

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我院是一所功能齊全、設施完備、集醫(yī)療、教學、科研、預防、保健、康復為一體的綜合型二級甲等醫(yī)院，全縣基本醫(yī)療保險定點醫(yī)院，1998年被授予國際愛嬰醫(yī)院，1999年被確定為國際緊急求援中心網(wǎng)絡醫(yī)院，被全國政協(xié)、國家衛(wèi)生部、中華醫(yī)院管理學會授予“全國百姓放心示范醫(yī)院”稱號。在職職工有610人，擁有一支高素質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生人才隊伍，其中碩士2人，中高級職稱人員316人。醫(yī)院人力資源部對人員的基本資料的歸檔案管理，讓領導對每位職工有一個合乎實際的了解和掌握，為醫(yī)院選拔人才、使用人才、評估人才、考核人才提供著重要的依據(jù)，借助人事檔案傳達的人才信息，以達到知人善任和人盡其才。

目前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在以下幾個問題：

一、檔案資料不齊全：人事個人檔案以履歷表、職務變動、工資變動為主，這些資料不能全面反映醫(yī)務人員個人能力、業(yè)績等情況。

二、檔案材料內(nèi)容重復：如出生年月、參加工作時間、文化程度、工作經(jīng)歷等信息，重復填寫的內(nèi)容較多。考核性、鑒定性材料中程式化定性描述過多。

三、檔案管理不規(guī)范：因為對人事檔案的不重視，就存在人事檔案管理規(guī)章制度不健全或有章不循等問題的發(fā)生；而紙質(zhì)檔案在借閱利用后經(jīng)常造成污染、破壞、缺損或遺失；因庫房條件的限制，較難避免霉變、氧化、蟲蛀及鼠類的破壞。

四、檔案利用價值不高：由于人事檔案內(nèi)容的不齊全，無法反映出本人德、能、勤、績、執(zhí)業(yè)資格、職稱評聘、職務升降等方面的情況，不能客觀地反映本人的真實全貌，其利用價值被相應變低，從而導致醫(yī)院對人事檔案管理意識的進一步淡薄。

近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院領導班子越來越重視人力資源的開發(fā)與管理，向醫(yī)院人事檔案工作提出了新的要求，如何更好地為深化醫(yī)院內(nèi)部管理體制改革提供服務，是人事檔案管理工作者需要正確面對和認真思考的重要問題。

1 加強人事檔案的收集：人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎，也是豐富人事檔案內(nèi)容和開展提供利用工作的根本前提。首先對醫(yī)院人事檔案進行分類，包括個人履歷、考核、學歷、職稱評聘、政審、獎懲、任免、工資等，內(nèi)容多，涉及面廣。檔案材料的形成除個人提供外，還可由辦公室、黨委、醫(yī)務部、護理部等部門提供。檔案管理人員應主動與材料形成部門聯(lián)系，掌握材料形成規(guī)律，做好平時經(jīng)常性的收集歸檔工作。對收集到的檔案材料從手續(xù)是否完善，表述是否準確、精練，觀點是否明確方面進行認真細致地鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期進行糾正再歸檔；對于不屬于歸檔范圍的材料及時退回給相關部門，做到不散失、不積壓。對收集的人事檔案材料要及時裝訂入卷歸檔，裝訂檔案要做到整齊、美觀。

2 改進檔案管理辦法：以往由于條件有限，醫(yī)院人事檔案目錄一直是手寫，查閱檔案極不方便。隨著科學技術的不斷深入和發(fā)展，電子技術突飛猛進，改進檔案的檢索方式，檔案的現(xiàn)代化管理已提上日程。實行計算機管理人事檔案信息，有利于提高檔案管理水平和工作效率，也為推動醫(yī)院人力資源管理和醫(yī)院發(fā)展，加快步伐，在醫(yī)療、科研、教學及聘任、選拔人才等方面將發(fā)揮出更大的作用。

3 人事檔案制度化管理：人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會使我們無章可循、無所適從。因此，我院要參照國家有關法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作的實際情況，建立起一整套檔案管理制度，使人事檔案管理制度化、規(guī)范化。醫(yī)院人事檔案工作人員要嚴格遵守和落實檔案管理制度，建立查、借閱檔案登記本、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出登記本、檔案庫房溫濕度登記本、銷毀檔案登記本，及時辦理登記手續(xù)，醫(yī)院檔案工作領導小組要督促檔案制度的落實，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

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一、不斷更新管理理念，切實重視檔案管理工作

一些單位領導對人事檔案管理工作重視不夠，認為人事檔案管理無足輕重，把人事檔案管理作為附屬性工作。在這種錯誤意識的影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，檔案工作沒有計劃，檔案管理沒有安排，檔案管理工作得不到應有的保障。同時個別檔案管理工作人員責任心淡薄，檔案管理工作常常處于被動應付的狀態(tài)，嚴重制約著人事檔案工作服務功能的正常發(fā)揮。為此要進一步更新領導的工作理念，從傳統(tǒng)的認識誤區(qū)中走出來，充分認識人事檔案管理的重要性，把人事檔案管理作為干部人事工作的一項重要基礎性工作來抓，不斷強化檔案管理意識，把握人事檔案的社會價值，本著對組織和個人高度負責的態(tài)度，進一步加強人事檔案管理工作。要不斷完善人事檔案工作責任制和獎懲機制，對于工作完成出色的給予獎勵，對工作不力的予以相應懲處，不斷強化檔案工作人員的責任心，提高工作積極性。要突出工作重點，找準檔案管理工作重心，實現(xiàn)檔案工作從約束管理向服務管理的轉(zhuǎn)變。要把人事檔案的工作重點轉(zhuǎn)移到服務單位的改革發(fā)展上來，要從服務干部工作大局出發(fā)，認真做好人事檔案管理工作。

二、加強檔案管理隊伍建設，提升檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案信息化建設的一個關鍵因素就是建設一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，優(yōu)秀的檔案管理人才是檔案信息化建設的重中之重。目前個別單位缺乏高素質(zhì)的人事檔案管理專業(yè)隊伍，人事檔案管理人員大多年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)不高、信息技術能力較差，不能適應人事檔案信息化建設發(fā)展的要求。一些單位把人事檔案管理工作片面化、簡單化，不把優(yōu)秀專業(yè)人才放在檔案管理工作崗位，也不根據(jù)人事檔案的特點來配備合適的檔案人員，專職人員相對短缺，并且多采用兼職這種形式來應付，嚴重影響了人事檔案管理水平的提高。為適應形勢發(fā)展的需要，必須大力加強檔案管理專業(yè)隊伍建設，要認真按照《干部檔案工作條例》的有關規(guī)定，進一步加強人事檔案工作的隊伍建設，選擇政治素質(zhì)高、事業(yè)心責任心強、作風公道正派的黨員干部從事人事檔案管理工作，要根據(jù)長遠的需要，以發(fā)展的眼光選用合適的管理人員負責人事檔案工作。檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識能力，更要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力及熟練應用現(xiàn)代化管理設備的能力。既要熟悉人事工作、檔案管理，又要具備熟練應用計算機網(wǎng)絡技術等業(yè)務素質(zhì)和能力。要加強檔案工作隊伍建設，構建吸納、留住優(yōu)秀人才的工作激勵機制，加大培訓力度，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務技能，優(yōu)化知識結(jié)構，發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性。確保檔案工作者的素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應。

三、完善檔案工作制度，加強檔案基礎建設

目前一些單位領導對人事檔案管理工作重視不夠，管理制度不健全，檔案保管場所、經(jīng)費和人員投入不夠，檔案管理工作得不到應有的保障，嚴重制約了檔案管理工作的正常開展。為切實加強檔案管理工作，必須建立完善檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范指導體系。人事檔案管理工作是一個動態(tài)發(fā)展過程，在人事檔案材料的收集整編、檔案材料的鑒別利用、檔案移交和轉(zhuǎn)遞、檔案登記借閱和檢查等各個環(huán)節(jié)中都要建立相關的管理制度，并在實際工作中不斷修訂完善，確保人事工作的政策性和紀律性、人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性、歸檔材料的真實性和科學性。要加大現(xiàn)代化管理進程中軟硬件的投入力度，嚴格按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，建立高標準的、防火防潮防盜專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜，要在庫房內(nèi)設置空調(diào)、通風、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盜、防蛀、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。要加快檔案保護的現(xiàn)代化，為社會提供高速快捷和全方位的專業(yè)服務。

四、創(chuàng)新工作機制，規(guī)范檔案收集利用工作

人事檔案管理需要有一套完備的檔案收集歸檔和整編工作管理制度。然而一些單位沒有這樣的制度，收集歸檔工作被動、不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生，人事檔案管理形同虛設。同時檔案利用存在著一定的局限性，人事檔案內(nèi)容過于單一，人事檔案履歷表的填寫過于簡單，內(nèi)容過于程式化，缺乏全方位了解干部情況的個性化檔案材料，難以全面反映干部的真實狀況，在干部人事任免、工作調(diào)動、職務晉升、職稱評聘等工作中的影響力不強、執(zhí)行力不夠，人事檔案應有的考察依據(jù)功效不能得到充分的發(fā)揮，檔案信息資源在服務社會發(fā)展的功能和作用沒有很好的顯現(xiàn)出來。另外干部人事檔案管理和利用的方式和手段存在著一定的局限性，檔案管理的信息化水平較低，人事檔案管理工作效率低下。為此，我們要進一步完善檔案材料收集的長效機制，把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結(jié)合起來，完善科學、合理、有效的檔案收集機制。收集材料是基礎，隨著干部制度改革的不斷深化，考察考核、學歷培訓、職務聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。要發(fā)揮檔案工作者的主動性，進一步疏通和拓展檔案材料的來源渠道，將各種材料及時收集歸檔，確保檔案資料的真實性和收集過程的規(guī)范性。要充分利用現(xiàn)代化信息技術手段，及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現(xiàn)代技術手段及時督促監(jiān)管檔案材料的辦理進程。同時創(chuàng)新檔案利用方法，充分挖掘檔案功能的發(fā)揮，提高檔案的利用價值，不斷豐富檔案內(nèi)涵，在檔案中增加全面的反映干部真實情況的內(nèi)容。要合理開發(fā)利用干部人事檔案資源優(yōu)勢，建立健全檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運作機制，發(fā)揮檔案提供考察依據(jù)的有效作用。要創(chuàng)新干部人事檔案管理的方式方法，積極構建以現(xiàn)代信息技術為依托的干部人事檔案信息平臺，提高檔案的管理與利用的效率，實現(xiàn)全面、動態(tài)化管理，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

五、全面推進檔案信息化建設，提高檔案管理效能

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關鍵詞：人事檔案 不足及對策

隨著人事制度的改革和深入，用工形式的多元化，人事檔案管理工作在人事管理和人才交流上越來越顯示其重要性。人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發(fā)展歷程。一直以來執(zhí)行的是隨人走制度，比較真實的客觀記錄和反映了個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績等方面的材料。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為社會選拔和使用人才提供方便快捷、真實可靠的依據(jù)，為經(jīng)濟社會服好務，人事檔案工作在“以人為本”的新時期顯得更加重要。

一、當前人事檔案管理中存在的不足

隨著近幾年來政治經(jīng)濟體制改革的推進，企業(yè)單位產(chǎn)權制度改革的實施，干部人事制度改革的深化，流動人員的大幅度增加，社會不良風氣等均對人事檔案管理帶來了一定的沖擊，舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為：

（一）人事檔案管理的重要性認識不足

在人事檔案管理工作中，有相當一部分領導在認識上存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

（二）管理人員配置不足

管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。但由于個別單位人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由組干科或者勞資科的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。

（三）管理人員業(yè)務不熟

大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過組織專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

（四）人事檔案保密性強

根據(jù)國家人事檔案管理制度的規(guī)定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。

（五）人事檔案存在弄虛作假

人事檔案的生命是真實性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動、就業(yè)、報考公務員、考研等，個別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。有的為了競聘較高級領導職務崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。

（六）人事檔案材料不全

人事檔案短缺，材料內(nèi)容不齊全，填寫項目不完整。其原因在于第一，檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時的到各部們、科室收集應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全，不能及時將材料進行鑒別歸檔，造成內(nèi)容殘缺不全。第二，干部職工對人事檔案的認識不足。有些材料如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，認為由自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員。

二、搞好人事檔案管理的對策

（一）提高認識，進一步加強對檔案工作的領導

領導的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領導應高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（二）注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，補充進個人檔案中。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

（三）加強業(yè)務學習，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案工作是一項政治性、原則性很強的工作，檔案人員的政治覺悟、道德修養(yǎng)、思想觀念、業(yè)務水平、工作作風等方面的高低、好壞都會直接影響檔案工作。一是提高檔案人員的政治素質(zhì)。在政治上應具有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律；要牢固樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，不斷培育良好的職業(yè)道德和工作作風，從而經(jīng)得起時代的檢驗，擔當起實現(xiàn)現(xiàn)代化的重任。二是提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)。在業(yè)務上，不但要有默默無聞，無私奉獻的工作精神，還要全面學習檔案工作、經(jīng)濟工作和人事工作等方面的知識，掌握檔案專業(yè)知識和一定的科學技術知識，從而成為精通業(yè)務的本職工作的行家能手。

（四）健全制度，進一步規(guī)范檔案管理

實踐證明，建立完善的人事檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。對產(chǎn)生的檔案資料要制定一套嚴格的制度，按章辦事，加強管理，堵塞漏洞。其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全人事檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、利用方便，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證人事檔案管理規(guī)范有序，歸檔齊全，安全保管，有效利用。

（五）加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設

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【關鍵詞】檔案管理；人事工作；醫(yī)院管理

一、充分理解檔案在醫(yī)院人事管理工作中的地位

（一）檔案管理是醫(yī)院人事工作的重要內(nèi)容。

做好人事工作是醫(yī)院開展人員管理完善的前提條件，而檔案管理通過為醫(yī)院的人事提供重要的基礎數(shù)據(jù)，通過為專業(yè)技術人員、后勤人員等員工建立檔案并進行分類、分級管理，我們可以實時掌握醫(yī)院人員的現(xiàn)狀以及變動情況。具體而言，只有通過對醫(yī)院專業(yè)技術人員的檔案進行深入分析，并及時將調(diào)出、離職、退休人員的檔案進行更新，我們才能知道究竟在崗位的人員比較缺乏，并針對性地開展每年專業(yè)醫(yī)護人員的招聘工作。

（二）為人力資源管理提供寶貴的信息與數(shù)據(jù)。

通過人事檔案進行合理化歸檔，并將有關數(shù)據(jù)及時錄入數(shù)據(jù)庫，能夠掌握醫(yī)院職工的全職教育、在職教育、脫崗培訓、理論進修、職稱評聘等方面的綜合信息，讓醫(yī)院管理部門及時掌握員工基本情況的變化，同時為人力資源管理提供寶貴的信息。這樣做一方面有利于現(xiàn)有人力資源的充分利用與挖掘，另一方面也利于人事部門針對醫(yī)院員工在知識結(jié)構、能力范圍方面的缺點，盡早制定有關培訓計劃，從而提升醫(yī)院的總體人才實力，增強人才儲備。

（三）為醫(yī)院的人才引進工作提供堅實的基礎。

專業(yè)化人才的引進是推動我國醫(yī)院醫(yī)療水平提升的重要力量，也是影響醫(yī)院的知名度與美譽度的重要內(nèi)在決定因素。然而，人才的引進并非越高端越好，只有適合醫(yī)院自己的，才是最好的選擇。為了讓人才引進工作更加切合醫(yī)院的實際情況，人事檔案的文件管理是我們分析醫(yī)院人力資源情況的可靠渠道，利用好檔案工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，我們就能在很大程度上保證醫(yī)院的人事工作順利開展。通過有效的人事檔案管理手段，可以為醫(yī)院提供合理的管理機制，為醫(yī)院的領導者提供決策的依據(jù)。

二、明確人事檔案管理重要性，推動工作理念轉(zhuǎn)變

（一）加強檔案有關知識的學習。

隨著我國醫(yī)療體制的改革，醫(yī)院的經(jīng)驗模式與管理體制發(fā)生了重大的變化，為進一步提升醫(yī)院內(nèi)部管理效率，人事檔案管理人員應及時轉(zhuǎn)變觀念，不能還用老一套的方法在辦公室內(nèi)坐等，而是要積極參加各種培訓和學習，主動請教醫(yī)院內(nèi)的其他有關醫(yī)務人員與專業(yè)技術人員，并長期堅持深入醫(yī)療一線，熟悉并掌握醫(yī)院患者的接診、診斷、治療、回訪等醫(yī)療救助的各流程環(huán)節(jié)，結(jié)合醫(yī)院工作的實際，切實弄懂醫(yī)院的人事分工，找出其中尚不合理的地方，讓檔案工作專員對各種人事檔案、資料做到心中有數(shù)、胸有成竹。

（二）明確認識人事檔案的價值。

對于醫(yī)療機構而言，不管是職工的入職材料、學位檔案還是培訓記錄，都是他們在個人學習、工作道理上辛辛苦苦積累的成果，是社會給予醫(yī)務人員辛勤付出的一種客觀肯定。因此，醫(yī)院的人事檔案具有極高的社會價值和物質(zhì)價值。一方面，人事檔案為醫(yī)護人員職稱的評聘提供相關的佐證材料，提升了有關人員的收入，激發(fā)了他們的工作熱情與積極性。另一方面，結(jié)業(yè)證書、培訓證書、榮譽證書、勞模證書等人事檔案材料也是對那些為醫(yī)院做出杰出貢獻的醫(yī)務人員的一種社會榮譽與精神鼓勵。

（三）正確理解人事檔案的商業(yè)價值。

隨著我國醫(yī)療領域改革工作的全面推進與逐步深化，醫(yī)院的體制改革也提上了議事日程，眾多優(yōu)秀的民營醫(yī)療機構已經(jīng)加入到與公立醫(yī)院的競爭中來。21世紀，最寶貴的商業(yè)資源就是人才，誰擁有了最頂尖、最優(yōu)秀的人才，就會在激烈的競爭中占據(jù)主動，享有競爭優(yōu)勢。在此背景下，優(yōu)秀的醫(yī)護人員就成為了各大公立醫(yī)院和私人民營機構所公開爭搶的對象，特別是那些有學歷、有經(jīng)驗、有從業(yè)資格的醫(yī)務人員，更是非常容易被各種人力資源的獵頭所盯上。因此，如果上述人員的資料、檔案沒有得到妥善的保管，而將人事信息輕易地外泄，就可能將醫(yī)院內(nèi)最頂尖的人才拱手讓人，從而讓自己陷入被動的局面。

（四）從全局角度理解人事檔案工作的重要性。

人事檔案是醫(yī)院在維持日常運營、開展醫(yī)療診治業(yè)務、接收各類病患等工作的基礎上，所自然產(chǎn)生的伴生物，它不會獨立存在。因此，想要充分從根本上做好人事檔案有關工作，就要從工作全局的角度理解人事檔案工作的重要性，讓檔案工作與其他業(yè)務的開展進行有效的配對。人事管理部門，要從全院的高度，與醫(yī)務科、各專業(yè)科室、后勤、辦公室等部門密切合作，將各種生產(chǎn)要素進行融合，并在工作方面互通有無，通過如此密切的配合，才能產(chǎn)生較好的管理結(jié)果，才能讓人事檔案工作與全院的利益共存并取得長足的發(fā)展，最終獲得更好的經(jīng)濟和社會效益。

三、改進工作方式，發(fā)揮人事檔案管理作用

（一）以法律為準繩，強化檔案工作的重要性。

為規(guī)范檔案工作的開展，我國出臺了《檔案法》，我們要以此為契機，結(jié)合法律宣傳月活動開展多種形式的檔案普法教育，從而有效提升檔案工作的整體地位，改變醫(yī)院管理層與醫(yī)務人員的觀念和意識，讓員工對檔案工作的認識上升到法律的層面，引起他們的重視。進一步增強領導干部和檔案人員的檔案法制觀念，提高依法行政、依法治檔的管理水平。要利用醫(yī)院院刊、下發(fā)學習資料等形式來加強檔案法規(guī)的宣傳，或者組織人員參加上級部門舉辦的法制教育培訓，同時建立獎罰制度，對違反《檔案法》的行為做到發(fā)現(xiàn)一件，查處一件，達到教育全院的目的。

（二）對人事檔案實行全面動態(tài)管理。

要做好檔案工作就應采用動態(tài)化的管理模式。一方面，人事檔案的更新頻次要比以前更快，另一方面，人事檔案的內(nèi)容也必須在原有的基礎上加以擴充，將醫(yī)院每位員工的家庭情況及社會關系、政治面貌等內(nèi)容都包含進來。具體而言，我們要通過人事檔案體察每一個人現(xiàn)階段的正式情況，就要為他們建立動態(tài)化、立體化的檔案資料，其中既要包含個人特色的部分，比如體現(xiàn)醫(yī)德醫(yī)風的有關資料，又要有醫(yī)學論文、醫(yī)學專著發(fā)表情況等能說明其醫(yī)療技術水平的資料。同時，醫(yī)院的人事檔案還應該增加個人誠信資料，例如病患測評滿意度等材料，實現(xiàn)真正意義上的動態(tài)檔案管理。

（三）加強人事檔案人員隊伍建設。

隨著我國醫(yī)院醫(yī)生與專業(yè)技術人員、后勤人員等員工人數(shù)的急劇增多，檔案管理逐漸成為醫(yī)院人事管理工作中的重要組成部分。做好檔案管理不僅能夠為人事管理提供依據(jù)，還能夠在一定程度上提高醫(yī)院綜合管理的效率，為醫(yī)院員工的招聘、福利發(fā)放、后勤保障、人才選拔等提供有力保障。因此，向醫(yī)院管理者提供有價值、精確化的人事檔案信息，工作人員必須了解和掌握科學研究的最新動態(tài)、最全面的醫(yī)學領域發(fā)展趨勢，這就對工作人員的業(yè)務素質(zhì)提出了更高要求。

（四）提高工作效率，建立新型管理架構。

在信息時代下，依附于一個有效的領導組織，并建立合適的管理模式可以提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的業(yè)務水平，從而保障相關工作有條不紊地開展。在東部沿海地區(qū)及大部分經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，公立醫(yī)院的人手配備較為充足，但人員的專業(yè)性不強，使某些醫(yī)院在深化人事檔案管理方面遭遇障礙，大大降低了工作效率，迫使原來的管理模式必須加以改革與創(chuàng)新。

四、結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理工作還要遵循科學和客觀的準則，努力促進醫(yī)院的改革和發(fā)展，進一步提高醫(yī)院人事工作的效率，促進醫(yī)院人事檔案管理早日上新臺階并跟上我國醫(yī)療體制改革的步伐，盡早實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理和人事檔案管理工作相融合，用標準化、一致化的態(tài)度，重視檔案工作，將其放在重要的地位，從而促進我國醫(yī)院管理水平向一個新的階段跨越。

【參考文獻】

[1]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學研究,2011(05).

篇6

關鍵詞：科研事業(yè)單位；人事檔案管理；創(chuàng)新；大數(shù)據(jù)

一、人事檔案管理及“大數(shù)據(jù)”背景的有關概念

人事檔案管理指的是科研事業(yè)單位中人員的基本信息記載，反映了單位工作人員的一些基本狀況，還對工作崗位的設置和知識水平高低、工作業(yè)績、獎罰情況以及人員調(diào)動等都有所記錄，通過人事檔案可以清楚地看到每個員工的詳細信息，可以說人事檔案管理是對人才信息的重要記錄。而所謂的“大數(shù)據(jù)”指的是在大量不同類別的樣本數(shù)據(jù)中，用戶快速獲取其需要的信息，實現(xiàn)最方便且最快捷的信息服務。

二、目前科研單位人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.科研事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。

目前我國的科研事業(yè)單位中負責人事檔案管理的工作人員大部分都是身兼數(shù)職，這使得事業(yè)單位的工作人員花在人事檔案管理工作上的時間和精力有所限制。有些事業(yè)科研單位中的人事檔案管理的部分工作人員的學歷不高，有的年齡也比較大，對于在新時代中新接觸的那些東西較難理解，新知識的接受速度較慢，新業(yè)務的使用比較困難，甚至在他們這些工作人員當中有些管理人員沒有接受過專業(yè)培訓，對專業(yè)知識掌握不足。雖然說科研事業(yè)單位中也有一部分管理人員從事人事檔案管理工作很多年從而積累了大量經(jīng)驗，但他們一般都是利用傳統(tǒng)的管理方法，已經(jīng)習慣于傳統(tǒng)管理模式，這導致他們對大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理模式接受程度較低。這些問題都是事業(yè)科研單位的人事檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新所需要注意的。

2.事業(yè)科研單位的人事檔案信息利用率不高。

在事業(yè)科研單位中，一般人事檔案管理工作的目的是通過收集鑒別及保存員工個人信息而實現(xiàn)為干部員工服務。而目前我國的大部分事業(yè)科研單位沒有在人事檔案管理工作中樹立較強的服務意識，對檔案材料利用不夠，即使部分事業(yè)科研單位對檔案材料的利用率較高，但其開發(fā)利用的深度以及廣度都是有限制的，一般對檔案材料的查詢都只能對員工簡歷等情況有所了解，且對檔案材料的開發(fā)利用的途徑比較單一，使得人事檔案管理工作在事業(yè)科研單位中會處于被動狀態(tài)，導致科研事業(yè)單位中的人事檔案管理工作沒有充分的發(fā)揮其應有的作用。

3.人事檔案管理技術及基礎設施落后。

在科研事業(yè)單位中的人事管理隊伍建設中，缺乏既懂檔案管理又掌握現(xiàn)代科學技術的復合型人才，這就直接影響了大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，導致接收和傳遞以及存儲、利用一體化等新方法和新技術在科研事業(yè)單位人事檔案管理中的應用遭到阻礙。在科研事業(yè)單位的基礎設備方面，有些檔案室面積不大，設備較為簡陋且管理人員數(shù)量不夠。有些科研事業(yè)單位中使用的人事檔案管理軟件及相關技術較為落后，僅在人員基本信息以及檔案目錄編輯和檔案轉(zhuǎn)遞等一些日常管理中的幾個環(huán)節(jié)中實現(xiàn)計算機管理，而信息的存儲量小，且功能小、操作頻繁，使得信息的統(tǒng)計和綜合分析過于復雜，造成人事檔案管理信息化程度不高，難以在大數(shù)據(jù)背景下適應現(xiàn)代信息化發(fā)展。

4.科研人才的流失現(xiàn)象嚴重。

在目前我國的科研事業(yè)單位當中，人事管理中的科技人才的規(guī)模和素質(zhì)是科研單位衡量其科技實力及潛力的一項重要指標。而目前雖然人事檔案管理越來越受到單位管理者的重視，但科研人才的流失現(xiàn)象依然很嚴重，其主要原因是有些科研事業(yè)單位的經(jīng)濟及環(huán)境存在劣勢，加之科研投入不足，科研事業(yè)的工作艱苦且自身效益較低，使得科研單位的人才福利待遇相對較低，且有的科研設施相對簡陋，缺乏與科研中高端研究相匹配的實驗條件。另外，由于普通的科研單位獨立爭取國家、省級的重大科研項目比較困難，導致科研經(jīng)費嚴重不足。這一系列原因都使得科研人才流失，導致高層次人才引進困難?？蒲腥瞬诺牧魇е驴蒲袉挝辉黾映杀?，降低競爭力，阻礙科研發(fā)展。

三、科研事業(yè)單位人事檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下的創(chuàng)新

1.提高管理人員素質(zhì)。

科研事業(yè)單位人事檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下的拓展和創(chuàng)新需要配有大量的信息處理人員及信息分析人員和信息研究人員，另外，還需要配有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫更新人員及專業(yè)的計算機設施維護人員等，因此，在大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新對有關管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求。所以，科研事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要不斷更新管理觀念，加強檔案人員隊伍建設，培養(yǎng)和留住單位中現(xiàn)有的優(yōu)秀人才并引進更多優(yōu)秀人才。檔案管理的工作人員不僅要具備有關的人事檔案管理的基礎知識，還應對應用信息技術知識有一定掌握。

2.制定激勵機制并保障職工利益。

在科研單位中，職工利益是構成該單位利益的基礎，所以科研單位需要以員工的個人利益為出發(fā)點制定激勵機制，要認識到員工的利益和本單位的利益是緊密聯(lián)系、相輔相成的。激勵機制在管理活動中具有非常積極的意義，能夠調(diào)動全體成員的積極性，提高個體活動效率。所以在人事管理中，科研單位制定好科學合理的激勵機制能夠保障科研活動的任務或目標有效實現(xiàn)。且在管理中還可以制定好相應的懲處制度以警告、懲罰那些違反科研管理規(guī)定、對科研工作持消極態(tài)度、侵犯他人知識產(chǎn)權以及違背學術和職業(yè)道德等個人或部門，做到人人平等，獎罰分明。

3.推行“終身教育”制度。

科研單位應該是不斷出成果以及出人才的一個知識性機構，因此“終身教育”作為知識創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展的重要基礎，能有力保障科研單位中的人才快速成長。而在科研事業(yè)單位中推行“終身教育”要注意將培訓、考核及使用結(jié)合起來，形成育人、選人及用人一體化機制，積極開展在職繼續(xù)教育，并將其納入單位領導業(yè)績考核指標中，要使繼續(xù)教育的培訓和考核以及任職和晉升相結(jié)合的制度落到實處，使繼續(xù)教育工作實現(xiàn)制度化和規(guī)范化。人事管理部門要注意根據(jù)科研單位的發(fā)展目標，對在職人員進行有目的、有計劃以及多形式的教育培訓。在科研單位中推行“終身教育”，一方面能提高事業(yè)單位中人力資源的整體素質(zhì)，充分挖掘科技人員的潛能，另一方面，則能在單位內(nèi)部營造尊重知識和人才的良好氛圍，進而留住現(xiàn)有的優(yōu)秀的科研人才，吸引更多優(yōu)秀科研人才進入本科研單位，形成人力資源開發(fā)的良性循環(huán)。

4.加強技術支持。

在大數(shù)據(jù)背景下，我國的科研事業(yè)單位人事檔案的數(shù)據(jù)量增長快速，所以在設計檔案管理系統(tǒng)時需要考慮到目前快速擴充的數(shù)據(jù)增長態(tài)勢以及計算機系統(tǒng)的投資和后期維護成本的降低。應制定好系統(tǒng)安全保護的有關制度，建立好檔案防病毒系統(tǒng)以及漏洞檢測系統(tǒng)，采用一些專業(yè)工具對單位內(nèi)的檔案系統(tǒng)進行漏洞檢測，要注意及時安裝好補丁程序，另外，還可以建立防火墻技術，以阻擋外部不安全因素對內(nèi)部網(wǎng)絡的影響，減少檔案管理系統(tǒng)中的安全隱患，確保數(shù)據(jù)安全。

5.創(chuàng)立檔案管理的新體系。

一套完善的檔案管理體系應該是將宏觀及微觀的管理體系有機結(jié)合在一起的體系。目前我國人事檔案管理體系的分類及分層次管理方式都為檔案管理的體系創(chuàng)新提供了依據(jù)，由現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案的發(fā)展趨勢來看，在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理體系的建立要注意檔案管理方式的細節(jié)和整體結(jié)合，并且要注意各單位關于檔案管理的機構統(tǒng)一。事業(yè)科研單位人事檔案管理要在統(tǒng)一的檔案管理制度指導下，合理有效地利用網(wǎng)絡手段，全方位掌握人才信息。即利用現(xiàn)代網(wǎng)絡等技術和手段，使所有人才的人事檔案都能夠?qū)崿F(xiàn)社會化服務。目前，科研事業(yè)單位人事檔案管理可以充分利用現(xiàn)代科技，利用好多媒體影像、聲音及指紋等電子信息，以取代紙質(zhì)人事檔案材料的不足。計算機網(wǎng)絡技術在人事檔案管理工作中的合理有效使用，能夠很大程度上提高人事檔案管理的工作效率。

四、結(jié)語

科研事業(yè)單位人事檔案管理相對于其他檔案管理工作更具有系統(tǒng)性，在大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新和完善要求科研事業(yè)單位提高管理人員的綜合素質(zhì)，在保障職工利益的基礎上建立激勵機制，注重“終身教育”在科研事業(yè)單位中的實現(xiàn)，建立有關數(shù)據(jù)庫并創(chuàng)立好檔案管理新體系，實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)化，加強技術支持。

參考文獻

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關鍵詞:檔案信息化管理

隨著國家《檔案法》實施和醫(yī)院管理科學化、規(guī)范化的進程和需要,各級醫(yī)院對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來,盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化。

只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務處理提供及時、有效、準確的信息服務;才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理,提供先進的技術、手段和方法。

1醫(yī)院人事檔案信息化建設的優(yōu)點

(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節(jié)省時間,提高工作效益,對數(shù)據(jù)查詢又快又準。

(2)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。

(3)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

2醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化

人事檔案信息化建設包括系統(tǒng)設置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設置和數(shù)據(jù)維護是關鍵。因此,首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統(tǒng),利用計算機管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫崿F(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡化。通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實現(xiàn)人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換,實現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運用信息維護系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫是個動態(tài)變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)庫建設進行人員信息的查詢、統(tǒng)計、整理、分析等,改變了過去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務。檔案信息化建設是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎。實現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節(jié)省大量人力和時間,以進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強醫(yī)院人事檔案信息化建設,推進人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國社會主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。

3健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)

信息化是當今經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項工作理好地服務。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個方面去思考:

(1)建立一個高標準的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學的、合理的軟件系統(tǒng)。

現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。

(2)強化領導的現(xiàn)代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。

各級領導一定要提高認識,加強對此項工作的領導和大力支持,充分認識建立人事檔案信息系統(tǒng)建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現(xiàn)代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設工作健康順利的發(fā)展。:

(3)加強學習,建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍

要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)的培訓,提高管理水平有工作能力,認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現(xiàn)代信息管理技術,努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務知識,又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結(jié)構的復合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學理論、學業(yè)務、學技術,以適應醫(yī)院建設和發(fā)展的需要。

4重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護。

人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設必須做到:

1)信息錄入要完整,只有數(shù)據(jù)完整,后期維護才能順利進行;

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（一）管理投入不足，硬件滯后

體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合人事檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通的辦公用房，沒有配置檔案保管所需的“八防”設施，與檔案安全保管差距甚大。

（二）人員配備不足，素質(zhì)不高

檔案室很少設有專職的檔案管理人員；從事檔案工作的人員多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識和技術培訓的，且變更比較頻繁；兼職人員無法保證有充足的時間和精力對人事檔案進行管理，從而導致學校人事檔案管理建設滯后，檔案管理工作只能在低水平的層面上進行。

二、改進中小學校人事檔案管理工作的建議

（一）提高檔案意識，建立健全各項制度

制度建設是做好工作的前提和保障。要充分認識到人事檔案在學校管理工作中的作用，從檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、保密和利用等各個方面都要得到各級領導和具體工作人員的重視，形成上上下下都有檔案意識的工作氛圍。當然，這必須進一步完善各項管理制度，并在落實上下功夫。因此，要建立健全學校人事檔案的收集補充制度、轉(zhuǎn)遞制度、移交制度、檢查核對制度、保管保密制度、查(借）閱制度、檔案人員管理職責等。做到制度造冊上墻，簿冊與日常管理工作同步，人事檔案工作做到有法可依，有章可循，臺賬清楚，責任分明。

（二）加強隊伍建設，提高檔案人員素質(zhì)

做好中小學校的人事檔案管理工作必須要有一支在思想上、政治上、工作作風、業(yè)務能力等方面過得硬的人事檔案工作隊伍。首先，要有較高的政治素質(zhì)。要重視和加強理論學習，特別是要重視對新《條例》的學習。要通過學習使自身有較高的綜合素質(zhì)，有嚴格的組織紀律，有良好的職業(yè)道德。同時要求淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業(yè)建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次，要有較強的業(yè)務能力。要加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足人事工作的需要。在培訓形式上采取集中培訓與以會代訓相結(jié)合，也可安排外出參觀學習，拓寬視野，增長見識。第三，要有較強的服務觀念。人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于學校的人事管理工作，因此說人事檔案工作服務性較強。這就要求人事檔案的工作人員樹立服務意識，增強服務觀念，時刻從大局出發(fā)，為全校的管理工作做好服務。

（三）加大經(jīng)費投入，改善檔案保管條件

檔案工作經(jīng)費做到年初有預算安排，特別是對檔案庫房的維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算，各個學校要按標準按要求建設好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、防光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的學校還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備及檔案管理系統(tǒng)軟件，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

（四）加強信息化，提高檔案管理水平

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【關鍵詞】醫(yī)院人事檔案；管理工作；探討；對策

一、醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)問題的具體表現(xiàn)

（一）醫(yī)院的領導層對人事檔案管理的重要性認識不到位，檔案利用率低

醫(yī)院作為一個特殊的行業(yè)，很多單位把絕大部分的時間和精力投入到臨床一線管理中去，而人事檔案管理工作看起來并不能給醫(yī)院帶來直接的利益，并未認識到人事檔案管理工作的重要性。在這種認識的指導下，必然會帶來一系列問題，如基礎設施不到位、沒有設置專門的檔案室、沒有專門的檔案管理人員。大部分的檔案管理工作重“保密”而輕“使用”，往往關注的是人事關系變動之時檔案的轉(zhuǎn)移和保管工作，檔案的利用率較低。

（二）檔案收集工作力度不夠，檔案內(nèi)容簡單粗糙

在實際的工作中，醫(yī)院人事部門人員主要精力集中在人員工資、考核、培訓、合同管理等上面，收集歸檔工作被動、不及時，在對歸檔進行統(tǒng)計的時候，收集制度還有待完善，這就造成了歸檔信息不全面、制度執(zhí)行能力不強，人事進檔材料管理不科學、具體的人事管理數(shù)據(jù)不精準、對于變更的人事消息不能夠及時地進行反映、人事信息內(nèi)容不夠完善、檔案卷本在處理過程中過于雜亂、檔案材料在查找的時候費時費力。上述問題在無專門人事檔案管理人員的醫(yī)院尤為突出。這種狀況使得檔案不能全面準確地反映員工的真實面貌，可能僅僅記錄一些技術人員考核檔案、學歷、職稱等基本信息，很難為選賢任能提供有效的參考，影響人員的流動，不利于推進人事制度的改革。

（三）人事檔案管理力量弱、水平低、手段落后

目前在醫(yī)院從事人事檔案管理的人員大多沒有專業(yè)的檔案管理的知識能力，所以就不具備先進的管理意識，意識不到人事檔案管理的重要性，在工作中對檔案管理工作中的信息收集、歸檔、整合、更新等一系列的工作流程并不十分熟悉，主要的工作方法還是依靠著多年的整理經(jīng)驗。并且由于醫(yī)院的特殊性，很多管理人員身兼數(shù)職，沒有精力對人事檔案進行嚴密、精準的分門別類，在使用人員適應后，也不能夠及時將所調(diào)閱的信息資料放回到原來的位置，這樣就導致了人事檔案內(nèi)容缺少了一定的真實性和準確性。

二、就醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)問題提出相應的策略

（一）提高對醫(yī)院人事檔案管理的認識

醫(yī)院的人事檔案是記錄醫(yī)院人才信息的主要依據(jù)，也是醫(yī)院能夠?qū)ΜF(xiàn)有的或者過去的人才信息進行整合、管理的主要來源，人事檔案能夠充分反映醫(yī)院在某一時間段內(nèi)工作人員的個人信息、工作詳情、獎懲情況、歷史背景及等重要的個人總結(jié)，能夠有效地幫助醫(yī)院領導完成知人善任的人事安排工作。

（二）建立醫(yī)院人事檔案管理制度

醫(yī)院人事檔案的管理是醫(yī)院進行人事管理中重要的一個環(huán)節(jié)，能夠有效幫助醫(yī)院內(nèi)部的人事部門進行內(nèi)部的人事管理。所以，針對醫(yī)院的人事檔案管理建立起一套服務與管理的制度是非常必要的。在這樣的制度指導下，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院人力資源的利用率，讓醫(yī)院內(nèi)部的人事工作井然有序地遵循著制度的流程進行運作。確保人事檔案的真實性、準確性和嚴肅性。充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院中的作用。

（三）加強檔案管理團隊綜合素質(zhì)的提升

醫(yī)院的人事檔案管理的工作，既注重服務性又注重保密性，是一項政策性和業(yè)務性都較強的工作。我院現(xiàn)有1700多人，檔案工作量大，人事部門專門設立了專職管理人員，建立醫(yī)院人事接收檔登記簿、借閱檔案登記簿，在借閱材料時必須確保明確借閱人員的信息，保證歸檔材料能夠及時得到整理和核對。提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)、加強檔案人員責任感，加強學習，提高鑒別能力，對收集的材料要認真核實，對已經(jīng)無誤的材料做到心中有數(shù)，在排列的過程中要做到有序、及時、定期檢查。對檔案信息內(nèi)的質(zhì)量問題一定要一絲不茍，保證檔案的真實、可靠與完整。

（四）加快信息化建設的步伐

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，尤其是人力資源管理系統(tǒng)、人員晉升、考評、考核、履職等電子檔案系統(tǒng)，充分應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率。

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關鍵詞：高校 人事檔案 管理

0 引言

高校人事檔案是高校管理的信息支撐之一，是學校內(nèi)部管理體制改革、教學、科研、人力資源開發(fā)利用等方面的重要依據(jù)，是重要的信息庫。同時高校人事檔案的管理水平直接關系到高校的發(fā)展，因此檔案主管部門、檔案工作人員都應該提高認識，立足于為人事工作服務、為人事決策服務、為建設高素質(zhì)的干部隊伍服務。筆者結(jié)合人事檔案管理的具體實踐，談談認識檔案管理存在的問題及加強人事檔案管理的幾點見解。

1 傳統(tǒng)的人事檔案管理存在的問題

1.1 觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習慣勢力的影響，檔案材料中的個人經(jīng)歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結(jié)論多，內(nèi)容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業(yè)績的現(xiàn)實材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質(zhì)，所以，可利用的價值不大。

1.2 管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了有失真材料的出現(xiàn)。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩(wěn)定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認識部門也沒有審查、核實、嚴格把關，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實甚至虛假的內(nèi)容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機整體，也大大降低了他的使用價值。

2 加強高校人事檔案管理現(xiàn)代化的必要性

隨著世界經(jīng)濟技術的飛速發(fā)展和普及，信息化已成為一個國家經(jīng)濟和社會發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)，成為衡量國家現(xiàn)代化和綜合國力的重要標志。高校人事檔案管理的現(xiàn)代化就是適應社會主義現(xiàn)代化建設對高校檔案事業(yè)的要求，采用計算機等當代現(xiàn)代的科學技術及成熟的人事管理軟件，運用到人事檔案管理工作中。只有逐步實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，才能使人事檔案更好地為學校的各項工作提供最優(yōu)質(zhì)的服務。

2.1 高校人事檔案管理現(xiàn)代化是時展的必然趨勢。隨著干部隊伍的不斷壯大，人才流動的增加，信息復雜性逐步提高。傳統(tǒng)的手工檢索和統(tǒng)計方式已經(jīng)滿足不了時展的要求，如反映干部個人行政能力的業(yè)績、教師從事教學及科研的成果，業(yè)務能力進展、專業(yè)特長等收集不全、不及時，使檔案材料不能體現(xiàn)本人個性化發(fā)展和實際水平的真實記錄，成為陳舊的、靜態(tài)的歷史材料；然而電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度輸入、存儲和輸出數(shù)據(jù)，提高信息處理能力，實現(xiàn)人事檔案的統(tǒng)計、編目、檢索等方面的現(xiàn)代化，使檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來。

2.2 實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化是實際工作的需要?？茖W技術是第一生產(chǎn)力，科學技術成為各項事業(yè)的進步與發(fā)展提供了動力，人事檔案工作的發(fā)展也有賴于科學技術。人事檔案工作現(xiàn)代化不是孤立存在的，是黨和國家社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)緊密聯(lián)系在一起的，隨著科學技術的進步，人事檔案工作面臨著從手工管理向著以計算機為中心的半自動化、自動化方向轉(zhuǎn)變。

實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。人類已進入信息時代，管理信息化、網(wǎng)絡化是人事檔案管理的必由之路。為此要將人事檔案的管理重心從實體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來。利用計算機建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)計，對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據(jù)，實現(xiàn)計算機對人事檔案完整、準確和動態(tài)、立體的管理體系。從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

3 實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化的對策

雖然近幾年來高校人事部門的辦公自動化建設有較快的發(fā)展，大都配備了計算機等現(xiàn)代化辦公設備，但基本停留在打字及簡單的數(shù)據(jù)資料處理上，造成了設備的嚴重浪費。目前存在著手工處理方式多，電子方式少；原始信息多，加工整理少；孤立分散的多，可共享的少；部門自我服務的多，可向社會提供的少等弊端。使用人事檔案管理信息系統(tǒng)就可逐步改變這種狀況，節(jié)省大量的人力、物力和財力，實現(xiàn)信息資源的共享。因此，必須重視和加強人事檔案信息基礎建設工作，并逐步把此項工作向更深一層的網(wǎng)絡化方向發(fā)展。

3.1 培養(yǎng)教職工的檔案意識。檔案意識是人們對檔案及檔案工作這一客觀事實的主觀反映。也是對檔案的性質(zhì)、構成和價值的認識。高校人事檔案是廣大干部教師和科研工作者智慧的結(jié)晶和聘用的依據(jù)。依一般的道理，在具備高深學問、追求民主與法制的廣大高校教職工中，檔案意識理應十分濃厚，然而實事并非如此，許多人認為人事檔案不過是人事部門記錄自己永遠看不到的材料而已，個人往往持“歸不歸檔無所謂”的態(tài)度，歸檔意識淡薄。因此，檔案管理部門要利用一切可利用的方法加強干部檔案宣傳，使各級領導、干部群眾正確認識人事檔案的特點、地位和作用"關心與參與檔案工作"自覺地收集材料，及時歸檔，促成檔案工作的良性發(fā)展。

3.2 加大投入，建立檔案信息化建設的支撐體系。針對高校檔案管理技術相對落后的實際， 有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎設施，以加強檔案管理的技術裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設，首先，信息化建設要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，把人事檔案原始材料通過電子設備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設備上，通過相應管理軟件或網(wǎng)絡對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建設高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。

3.3 開放性管理，實現(xiàn)資源共享，接受群眾監(jiān)督。過去，人事檔案神秘莫測，只有少數(shù)人看，供組織查證使用，老百姓是不能涉足的。其實，掀開它的神秘面紗，可以發(fā)現(xiàn)其大部分內(nèi)容是可以公開的，可以作為一種資源供社會共享，沒有保密的必要。人事檔案內(nèi)容分十大類排序，分別是：履歷、自傳、考核、專業(yè)、證明、黨團、錯誤、獎勵、工資和其他類，其實可以粗略分為兩大類分別管理，把專業(yè)部分抽出另裝袋，叫業(yè)務檔案，其余叫人事檔案。業(yè)務檔案中的內(nèi)容是可以公開的，經(jīng)整理加工后，就可以作為人事資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團、獎勵等也可以公開。這樣，人事檔案就可以在作為資源共享的同時，接受群眾和輿論的監(jiān)督了。

3.4 強化業(yè)務，提高能力。面對二十一世紀的檔案工作，為適應崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務培訓方面要繼續(xù)開展崗位培訓工作：按照先培訓后上崗，先培訓后轉(zhuǎn)崗的原則，把培訓的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓工作納入科學化、制度化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。要積極開展檔案人員繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業(yè)技術人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術水平有著重要意義。在加強檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”；選配工作責任心、事業(yè)心強的人員來充實學校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案工作人員自身業(yè)務建設。一方面學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面學習現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。

總之，實現(xiàn)高校人事檔案信息的計算機現(xiàn)代化管理，為檔案工作注入了新的內(nèi)容，為更好地服務于黨的組織人事工作開辟了新的途徑，同時也進一步推動了高校人事檔案工作的發(fā)展。作為人事檔案管理的工作人員，必須切實重視思想政治建設、愛崗敬業(yè)，忠于職守，不斷提高業(yè)務水平和能力，促進高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]王彩云.高校干部人事檔案管理對策.內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學學報.2002（2）.